Les spécificités fiscalo-comptables et sociales des maisons d’éditions de livres

Introduction du livre blanc « Les spécificités fiscalo-comptables et sociales des maisons d’éditions de livres »

Créer sa maison d’édition de livres nécessite des connaissances du métier : choix des auteurs, format d’édition, plan éditorial, impression, distribution et promotion.

On n’y pense pas en première intention, mais le monde de l’édition nécessite aussi une parfaite connaissance des spécificités fiscalo-comptables et sociales de ce secteur.

Ainsi, et ce sera l’objet de cette fiche expert, l’éditeur devra maîtriser :

• La détermination des coûts de production des ouvrages,
• La mise en place d’une comptabilité analytique,
• La gestion des stocks et leur dépréciation,
• La différentiation entre l’édition et le packaging,
• Les écritures spécifiques à l’élaboration du bilan afin de rattacher les charges et les produits sur le bon exercice et selon le plan éditorial,
• La relation avec les auteurs (Retenue à la source de la TVA sur les DA, Précomptes des cotisations sociales, statut fiscal de l’auteur).

Nous aborderons tour à tour ces différents points qui sont souvent interdépendants et qui au-delà de leur mise en place souvent simple, deviennent de vrais outils de gestion et de pilotage de l’activité d’éditeur.

La détermination des coûts de production des ouvrages

Il est impératif pour un éditeur de connaître le prix de production d’un ouvrage.

Cette étude, s’il la réalise souvent à priori pour calculer son seuil de rentabilité et déterminer les quantités à produire et à vendre, l’éditeur ne prends pas toujours pour habitude de la compléter une fois l’ouvrage terminé.

Pourtant, ce prix de revient servira à la valorisation des stocks et permettra de calculer les provisions pour dépréciation.

Sans obligations de formalisme particulier, la détermination du prix de revient d’un ouvrage se fera généralement à l’aide d’un tableur Excel.

La liste des charges à retenir pour le calcul du prix de revient sont les suivantes :

• Création de la couverture dont photographie ou illustration,
• Correction des textes,
• Mise en page,
• Coût d’impression, reliure, brochage, dorure…,
• Prix du papier,
• Certains frais internes,
• Les droits d’auteurs lorsqu’ils sont réglés au forfait (cas rare),
• … (liste non exhaustive)

A partir des quantités livrées par l’imprimeur, il est possible de déterminer le prix de revient unitaire de chaque ouvrage.

Attention, en cas de réédition, certains coûts ne reviendront pas ; il faudra veiller à créer un second coût de revient, dit de « retirage » qui fera l’objet d’une seconde ligne sur l’inventaire du stock.

Les prix sont à retenir en HT.

Il n’est pas possible d’inclure dans ce prix de revient, les coûts des actions de communication (attaché de presse, tiré à part, achat d’espace pub), et l’achat des droits du livre.

Il arrive fréquemment que des imprimeurs livrent une quantité différente de celle commandée. C’est la quantité qui apparaît sur le bon de livraison qui doit servir de base de calcul du prix de revient.

Le mieux est de créer pour chaque ouvrage, une fiche d’identification comptable.

Voici un exemple sommaire de fiche de détermination de prix de revient :

Les prix de revient de ce premier tableau seront repris dans le tableau d’inventaire des stocks pour sa valorisation.

Titre de l’ouvrage :

Date de parution :

La mise en place d’une comptabilité analytique

On peut remarquer que rechercher les éléments du prix de revient d’un livre peut s’avérer fastidieux, d’où la mise en place d’une comptabilité analytique.

Il faut d’abord comprendre ce qu’est une comptabilité analytique pour en mesurer l’importance dans le processus de pilotage d’une entreprise.

La comptabilité analytique est un mode de traitement des données comptables qui permet par l’attribution d’un code section sur chaque écriture de charge ou de produit de l’entreprise, d’avoir une vision par projet de l’activité.

Ainsi, si l’éditeur importe, sur chaque achat ou vente, un code section du livre en question, il sera possible d’éditer de façon transversale la section d’analyse des coûts de ce livre, qui se substituera en grande partie aux éléments du tableau de détermination du prix de revient d’un livre.

Il ne reste plus qu’à indiquer les quantités livrées et déterminer le coût unitaire.

Ces sections analytiques serviront également aux travaux préparatoires du bilan.

Enfin pour pousser plus loin dans le pilotage de l’entreprise il sera aussi possible d’élaborer des sections par activité.

Exemple : la maison d’édition édite des Romans, des Beaux livres mais aussi des livres scolaires.

Pourquoi ne pas élaborer la typologie de section analytique suivante :

• Romans : R001, R002, R003……
• Beaux Livres : BL001, BL002, BL003….
• Livres Scolaires : LS001, LS002, LS003…

Ainsi en sus de connaître la marge par ouvrage et de pouvoir déterminer les prix de revient unitaire, il sera possible de consulter la marge d’un pôle d’édition en éditant par exemple tous les chiffres de la section LS.

La mise en place d’une comptabilité analytique doit être pensée et réfléchie avant son utilisation. Elle doit devenir un outil et non une contrainte.

Grâce à l’informatique, la comptabilité s’exporte sur Excel et permet ensuite tous les calculs.

La gestion des stocks et leur dépréciation

L’art L123-12 du Code de Commerce oblige à contrôler par inventaire au moins une fois par an, l’existence et la valeur d’actif du patrimoine de l’entreprise.

Sur ce point au moins tout est clair.

Ce qui l’est moins c’est qu’il ne s’agit pas de compter mais de contrôler que la valeur qui est inscrite en comptabilité est la même que celle qui apparaît dans l’inventaire physique, à défaut d’ajuster l’inventaire comptable.

Que ressort-il de tout ceci ?

• Qu’il doit exister un inventaire physique des livres,
• Qu’il doit exister un inventaire comptable des livres
• Que l’inventaire comptable et physique doit être valorisé.

Sur la valorisation, nous avons vu précédemment comment calculer le prix de revient unitaire d’un ouvrage.

Sur chaque ligne de son inventaire, il s’agira alors d’indique ce montant pour valoriser son stock.

Il est impératif d’utiliser son stock en retrouvant la traçabilité des ouvrages en fonction :

• Des quantités livrées,
• Des quantités données (presse, cadeau …)
• Des quantités défectueuses
• Des quantités vendues,
• Des retours,
• Du stock réel
• …..

Voici un exemple sommaire d’un tableau des stocks :

Stock de livres de la société XX

Ce tableau nécessite certains contrôles comme par exemple :

• Qu’il n’existe aucune valorisation négative,
• Que la quantité donnée ne soit pas excessive (car les impôts pourraient requalifier ceci en ventes non déclarées),
• Que s’il y a des différences entre l’inventaire physique annuel et cet inventaire appelé aussi « inventaire permanent » il va falloir opérer des corrections… mais également rechercher l’origine des écarts (erreur de livraison, défaillance du comptage, vol !….)

Ce tableau permet également de valider les stocks qui vont arriver à 0 et de réfléchir à un réapprovisionnement.

Enfin, ce tableau va permettre de valider certaines références qui sont en fin de cycle de commercialisation et qu’il faudra soit détruire pour les sortir des stocks soit provisionner au bilan pour les passer en charges en les considérants comme non commercialisables.

S’agissant de la méthode de dépréciation, l’administration publique impose une règle et une méthode très précise que nous reproduisons ci-dessous.

Concernant la dépréciation des stocks de livres, à la clôture de chacun des exercices appartenant à la période de vie normale de l’édition, les entreprises peuvent, lorsque les risques de mévente sont considérés comme probables, constituer, en franchise d’impôt, une provision pour dépréciation.

Elle est calculée à la clôture de chaque exercice, la provision constituée, le cas échéant, au cours de l’exercice précédent étant corrélativement réintégrée dans le résultat imposable.

En ce qui concerne les ouvrages édités, la provision pour dépréciation peut être constituée, dans l’un des deux cas suivants :

Cas n° 1 :

Lorsque la cadence effective de vente d’un ouvrage est inférieure au cours de l’exercice écoulé à la cadence moyenne de vente d’un ouvrage de même catégorie au cours de sa vie normale, telle qu’elle résulte des données du tableau ci-dessous :

Cadence moyenne des ventes selon les catégories d’ouvrages

Dans ce cas, la provision est alimentée à concurrence d’un nombre d’ouvrages correspondant à la différence constatée entre la cadence effective de vente et la cadence moyenne normale correspondante.

Pour l’application de cette méthode, les ouvrages édités s’entendent de l’ensemble des tirages effectués jusqu’au troisième mois (inclus) suivant la date de parution (ouvrages de première catégorie) et jusqu’au sixième mois (inclus) suivant la date de parution (ouvrages des deuxième et troisième catégories), hors spécimens et ouvrages pilonnés.

Exemple : Une entreprise d’édition tire, jusque dans les trois mois suivant sa parution, 100 exemplaires d’un ouvrage de 1ère catégorie, 10 d’entre eux étant immédiatement portés en charges s’agissant de spécimens.

Au cours de la première année, elle en vend 15 et en pilonne 40.

Son stock final est ainsi de 35 (90-15-40), sur lesquels elle peut provisionner :
[(tirage – spécimens – ouvrages pilonnés) X taux moyen de vente] – ventes effectives = [(100 – 10 – 40) X 80 %] – 15 = 25.

Cas n° 2 :

Lorsqu’au cours d’un exercice, les ventes d’un ouvrage n’ont pas dépassé un certain niveau par rapport au stock existant à l’ouverture du même exercice, la provision est déterminée en fonction d’un pourcentage d’exemplaires restant invendus à la clôture de cet exercice, selon les modalités définies dans le tableau ci-dessous.

En ce qui concerne les ouvrages réimprimés, il ne peut être constitué de provisions pour dépréciation que dans le cas n° 2.

Pour l’application de ces dispositions, la vie normale d’une édition est fixée à deux, trois ou six années, suivant qu’il s’agit d’ouvrages des première, deuxième ou troisième catégorie désignée ci-après :

– première catégorie : romans et autres ouvrages de fiction, essais, bibliographies, documents (reportages et ouvrages destinés à un large public et traitant de tous les problèmes d’actualité ou fondés sur les données contemporaines), pamphlets, nouvelles, ouvrages de critique ou de vulgarisation, poésie, théâtre, collections de grande diffusion et autres ouvrages analogues illustrés ou non ;

– deuxième catégorie : littérature classique, ouvrages d’enseignement, de sciences et techniques ainsi que les autres ouvrages illustrés ou non présentant un caractère de durée de vie brève lorsqu’ils ne relèvent pas de la première catégorie ;

– troisième catégorie : tous les ouvrages qui ne figurent pas dans la première ou la deuxième catégorie, tels, notamment, les ouvrages de grande collection, les ouvrages d’art et les encyclopédies.

Par ailleurs, sont considérés comme ayant un an d’existence à l’établissement du premier inventaire suivant leur parution, les ouvrages de la première catégorie parus depuis plus de trois mois et les ouvrages de deuxième et troisième catégories parus depuis plus de six mois.

Vous l’aurez compris, le calcul des provisions pour dépréciation des stocks de livres ne doit rien au hasard et nécessite un suivi rigoureux.

La différentiation entre l’édition et le packaging

Cette activité souvent répandue chez les éditeurs, nécessite de prendre un peu d’attention sur sa gestion.

En effet, si être éditeur de livres c’est actionner un mécanisme de prix de revient, de valorisation de stock et de calcul des droits d’auteurs, faire une activité de packaging ne relève que de la pure prestation de services.

De fait, dans cette activité, il n’existera pas de stock, pas de dépréciation, pas d’inventaire.

Il faudra donc anticiper cette activité mixte de l’entreprise avec quelques adaptations comptables.

Concernant la comptabilité analytique, il paraît opportun de prévoir des codes différents afin d’isoler les deux activités et permettre ainsi de déterminer une marge par pôle

On retiendra par exemple que l’activité Packaging commence par P…. et l’activité Edition commence par E….

Concernant la comptabilité générale, il faudra veiller à ce que la vente de livre s’incrémente dans un compte « vente de produits finis » alors que l’activité packaging s’incrémente dans un compte « prestation de services ».

Quelques aménagements sont aussi possibles concernant les comptes d’achats.

Les frais d’impressions et autres frais techniques iront dans un compte 601 « achats stockés de matières & fournitures » alors que l’activité de packaging se portera dans un compte 604 « achats d’études & prestations de services »

Les écritures spécifiques à l’élaboration du bilan afin de rattacher les charges et les produits sur le bon exercice et selon le plan éditorial

Le premier des principes comptables est qu’un bilan doit donner une image fidèle et sincère de l’activité de l’entreprise.

Ce principe induit la contrainte de procéder à un certain nombre de contrôles et d’écritures comptables qui permettront de rattacher les charges et les produits sur l’exercice comptable de dénouement d’une opération.

Ces opérations sont communément désignées par le mot « Cut off » ou « séparation des exercices ».

Dans l’édition de livres, le dénouement d’une opération est la commercialisation d’un livre. Il est donc important de disposer d’un plan éditorial à jour pour réaliser tous ces contrôles.

Ainsi au moment du bilan, il existera des droits achetés pour un livre non édité, des livres en cours de fabrication voire des projets abandonnés.

Nous allons détailler ci-dessous, poste par poste, les contrôles à faire et la nature des écritures à passer.

• L’achat de droit d’un livre

Ils sont immobilisés, donc n’influenceront pas sur les charges. En revanche, lorsque les droits sont terminés ou si sans avoir pu éditer un livre, vous perdez les droits, il faudra les annuler pour les repasser en charges.

Dans des cas très rares où les droits font l’objet d’un contentieux empêchant la sortie d’un livre, et en application avec le principe de prudence, il faudra passer une provision pour risque de charges.

• Les stocks

Il faut les valoriser comme vu précédemment et également passer, si besoin est, les provisions pour dépréciation

• Les productions et les charges constatées d’avance

Un livre peut faire l’objet d’une prévente…mais sa sortie est prévue l’année prochaine. Il n’est pas possible alors de laisser le chiffre d’affaires l’année de la prévente ; il doit être rattaché à l’année de la publication de l’ouvrage.

Par conséquent, le chiffre d’affaires de la prévente fera l’objet d’une neutralisation par le passage d’une écriture de « produits constatés d’avance »

Un traducteur et un illustrateur ont travaillé sur un ouvrage qui sera publié l’an prochain. Ils ont adressé leurs factures à la société d’édition et elles ont été payées.

Il n’est pas possible de laisser cette charge sur l’année écoulée, l’ouvrage n’étant pas publié.

La charge fera l’objet d’une neutralisation sur l’année par le passage d’une écriture de « charge constatée d’avance ».

• Les factures à établir et les charges à payer (ou factures non parvenues)

Nous avons publié et vendu un ouvrage mais un client se plaint de n’avoir pas reçu notre facture.

Notre système informatique nous interdit d’éditer une facture sur l’année écoulée ; nous émettons cette facture sur la nouvelle année en précisant qu’elle concerne l’année précédente.

Ce produit fera l’objet d’une écriture de facture à établir (FAE) pour rattacher la vente sur la bonne année.

A la fin de l’année, vous allez établir vos relevés de droits d’auteurs sur les ouvrages publiés.

Cette somme est connue après la date de clôture de l’exercice comptable mais doit être rattachée sur la bonne année.

A l’aide d’une provision pour charges à payer, les droits d’auteurs seront bien affectés en charges l’année de la vente des ouvrages.

La relation avec les auteurs (Retenue à la source de la TVA sur les DA, Précomptes des cotisations sociales, statut fiscal de l’auteur)

Travailler avec des auteurs nécessite un minimum de connaissances sur son statut, son régime fiscal et social, sur l’application ou non de la TVA, sur l’application ou non des précomptes à reverser à la Sécurité Sociale des Artistes Auteurs.

Ne pas maîtriser ces problématiques, c’est exposer la maison à un risque fiscal et social d’édition en cas de contrôle.

Ces informations doivent être vérifiées et conformes sur les documents comptables (y compris les mentions obligatoires sur les notes de droits d’auteurs). Nous vous conseillons d’aborder le sujet préalablement avec les auteurs et de les faire figurer dans le contrat de cession des droits.

Voici ci-dessous les points auxquels vous devrez porter vos contrôles :

• Contrôler l’existence du statut de l’auteur

Certains auteurs déclarent leurs revenus en Traitements et salaires ; ils n’ont donc pas de numéro Siret et ne peuvent pas émettre de facture.

Ce document comptable vous incombe.

D’autres ont un numéro Siret. Ils devront vous émettre une facture en échange de votre relevé de droits d’auteurs.

Une facture comporte un certain nombre de mentions obligatoires qui sont les mêmes que vous soyez société commerciale ou indépendant ; Veillez à les contrôler car vous êtes susceptible de participer aux amendes pour défaut ou inexactitude de mentions

En cas de doute sur l’existence du Siret, n’hésitez pas vous rendre sur le site de l’INSEE pour obtenir un avis de situation Sirène (gratuitement), équivalent d’un kbis pour les sociétés.

Pour obtenir l’avis de situation, cliquer ici : https://avis-situation-sirene.insee.fr

• Contrôler ou non l’application de la TVA

Contrairement aux sociétés, de nombreux auteurs exercent leur activité en franchise de base de TVA. Cela ne concerne que ceux qui ont un numéro Siret.

Dans cette éventualité, obligation est faite d’apposer sur la facturation « Exo TVA art 293B CGI ».
En cas de doute, vous êtes autorisé à demander une attestation fiscale.
Vous ne pouvez pas vous opposer à ce qu’il ait opté ou qu’il soit obligatoirement soumis à la TVA… même si vous êtes une structure de type associative non fiscalisée.

Attention, les auteurs sans Siret sont soumis de plein droit à la retenue à la source de la TVA sur les droits d’auteurs. S’ils y ont renoncé et pris un numéro Siret, vous devez impérativement obtenir, une copie de la lettre de renonciation ainsi que la copie de l’AR auprès des impôts. Ces derniers ne rigolent pas en cas de contrôle sur ce point.

Enfin, la franchise de base d’application de tva (44500/54700 euros de chiffre d’affaires encaissé, seuils spécifiques aux auteurs) ne vous concerne pas en théorie…. sauf si, sur une même année, vous avez payé à un même auteur avec Siret, un montant supérieur à cette somme sans vérifier qu’entre temps il devenait redevable de la TVA.

• La sécurité Sociale des Artistes Auteurs

C’est effectivement du travail supplémentaire pour l’éditeur de livres qui emploie des auteurs… mais c’est ainsi et ce n’est pas si compliqué que cela.

Pour employer des auteurs qui relèvent de la Sécurité Sociale des Artistes Auteurs (ex MDA et l’Agessa), vous devez vous faire identifier auprès de l’Urssaf Limousin en tant que Diffuseur.

Chaque fois que vous travaillerez avec un auteur relevant de cet organisme, vous devrez :

• Soit lui précompter des cotisations sociales qui seront retirées du montant de sa note de droits d’auteurs si l’auteur n’a pas de numéro Siret,
• Soit ne pas lui précompter des cotisations sociales car l’indépendant vous fournira un avis de Siret ou une attestation de dispense de précomptes

Au terme de chaque trimestre civil de paiement des droits, avec ou sans précomptes, vous déclarerez auprès de l’Urssaf Limousin, les sommes et les personnes payées. Vous reverserez les précomptes et ajouterez une contribution diffuseur qui est une part patronale de 1.1%. La contribution diffuseur ne doit pas être à la charge de l’auteur. C’est interdit.

Un dernier conseil sur ce sujet : contrôlez les calculs des factures des auteurs ; il y a régulièrement des erreurs…. Artiste ne rime pas forcément avec mathématique.

• La DAS2

Une fois par an, lorsque l’éditeur établit ses comptes de fin d’année, il doit également déposer, auprès de l’administration fiscale, un formulaire DAS2 qui indique les noms, la nature de l’activité, le Sirène, l’adresse et le total des sommes versées en TTC durant l’année aux personnes relevant des honoraires, droits d’auteurs, commissions, courtage et redevances.

Cela permet à l’administration de recouper les données avec les déclarations de revenus qu’établiront les auteurs.

Pour motiver les éditeurs à respecter cette règle, il est prévu des sanctions en cas d’oubli ou d’inexactitude : amendes proportionnelles aux montants non déclarés et au nombre d’erreurs…. Cela peut vite devenir conséquent.

Petite consolation, seules les personnes qui ont reçu plus de 1200 euros dans l’année, doivent être déclarées.

Cette déclaration se fait obligatoirement par voie électronique.

• La présomption de salariat

Un dernier point dans ce tableau que nous ne voudrions pas assombrir, dans l’emploi des auteurs, et qui ne relève ni de la fiscalité, ni du social, ni du juridique…mais du droit du travail, est la notion de présomption de salariat pour laquelle vous devrez rester sur vos gardes.

Ainsi, vous éviterez une facturation mensuelle identique sur une période trop longue ; vous éviterez trop de contraintes assimilables à un lien de subordination, dans la relation professionnelle ; vous éviterez les facturations avec des libellés indiquant une facturation à l’heure ou à la journée.

Les requalifications en salariat sont monnaie courante en cas de contrôle par les Urssaf vis-à-vis des directeurs de collections. Elles peuvent également intervenir à l’initiative de l’indépendant.

Leurs conséquences financières sont souvent catastrophiques…. Pensez-y !

Ci-dessous un tableau récapitulatif des relations entre l’éditeur et l’auteur au niveau fiscal et social :

Attention les problématiques de retenue à la source de la TVA sur les droits d’auteurs, de précomptes et de contributions diffuseurs ne sont que Franco-Française !

En cas de versement de droits à un étranger, il faudra tout de même le porter sur la DAS2 et surtout au niveau des impôts, il faudra vérifier s’il existe une convention fiscale bilatérale entre la France et le pays de versement des droits d’auteurs… Au regard de cette convention, il sera appliqué une retenue à la source de l’impôt français selon un taux prédéterminé.