Entreprises de spectacles et administrateurs de prod : Comprendre la TVA sur les frais

Attention, qu’elles soient payées directement par votre entreprise, ou prises en charge par le biais de remboursements en faveur des salariés, certaines dépenses peuvent ouvrir droit à une déduction de la TVA ou pas !

Les dépenses exclues des droits à déduction peuvent grever votre budget et donc votre marge car elles deviennent des charges.

Dans le cas particulier de cette fiche, nous étudierons les frais de mission, de réception et d’hébergement.

Frais de restauration et d’hôtel

La TVA sur les frais de restaurant réglés par l’entreprise au bénéfice de ses salariés ouvre droit à déduction uniquement si ces frais sont nécessaires à l’exploitation.

C’est-à-dire s’ils sont présumés être engagés dans l’intérêt de l’entreprise.

En pratique, cette déductibilité s’applique aux seules dépenses de représentation, donc aux repas d’affaires organisés avec les partenaires de l’entreprise (clients, fournisseurs, architectes…)

Dès lors que les dépenses engagées au bénéfice de salariés ont pour seule finalité d’octroyer un avantage aux intéressés, la TVA sur leurs factures personnelles de restaurant ne peut pas être admise en déduction, y compris pour des frais engagés lors d’un déplacement de longue durée sur un site éloigné du domicile des intéressés.

En pratique, la preuve de l’engagement de frais par les salariés dans l’intérêt de l’entreprise, pourra être rapportée si la finalité du déplacement a pour but, par exemple, l’acquisition d’un nouveau contrat de travaux, la prospection de clientèle, le règlement de litiges commerciaux…

Même si ces dépenses sont réalisées dans l’intérêt de l’activité, votre entreprise ne peut pas, en revanche, déduire la TVA appliquée sur les frais d’hôtel ou d’hébergement temporaire engagés pour loger ses salariés lors d’un déplacement professionnel, de courte ou de longue durée, notamment en grand déplacement.

Frais de transport et de carburant

La TVA sur les frais de transport (avion, train, taxi, location de voiture, VTC divers) supportés par vos salariés à l’occasion de déplacements professionnels n’est en principe pas déductible. (CGI annexe II article 240).

S’agissant des carburants, l’essence (super avec ou sans plomb) n’ouvre pas droit à déduction de la TVA.

Pour le gazole et le superéthanol E85, la déductibilité de la TVA dépend du type de véhicule utilisé. Elle est récupérable à hauteur de 80 % pour les véhicules de tourisme et de 100 % pour un véhicule utilitaire.

La TVA sur le GPL (gaz de pétrole liquéfié) et le GNV (gaz naturel véhicules) est intégralement déductible, quel que soit le type de véhicule (VP ou VU).

Cette déduction n’est possible qu’à la condition d’affecter ce carburant aux seuls besoins de l’exploitation. En cas d’utilisation privative d’une voiture particulière, cette déduction ne s’appliquera pas.

Sur la location de véhicules de tourisme auprès d’une société de location, la TVA n’est pas récupérable (CGI annexe II article 237 et 242).

En revanche, sur les véhicules utilitaires, la TVA sera récupérable.

On entend par véhicule utilitaire ; ceux conçus pour transporter des marchandises, contrairement aux véhicules de tourisme qui sont conçus pour transporter des personnes.

Pour être classé en tant que véhicule utilitaire, ce dernier ne doit tout d’abord comporter que deux places assises maximum et ne doit pas posséder de banquette arrière ou de points d’ancrage permettant l’utilisation de sièges arrière.

Ensuite, la carte grise du véhicule en question doit contenir la mention « véhicule utilitaire ».

Frais de péage, de parking et de stationnement

La TVA sur les frais de péage est récupérable, quelle que soit la manière dont sont engagés les frais (abonnement ou passage ponctuel). Pour avoir valeur de facture, le ticket remis lors du passage doit comporter le taux et le montant de la TVA. Pour les abonnements, la délivrance d’une facture comportant toutes les mentions obligatoires est requise pour ouvrir droit à la déduction de la TVA.

Au dos de chaque reçu, vous devez impérativement porter la dénomination sociale de votre société, son adresse, le numéro d’immatriculation du véhicule et l’objet du déplacement effectué par les salariés.

En revanche, la TVA acquittée lors de déplacements professionnels des salariés pour stationner dans un parking public ou privé n’est pas déductible sauf s’il s’agit d’un véhicule utilitaire.

Pour rappel, dans tous les cas où la récupération de la TVA est admise, les conditions suivantes doivent être impérativement respectées :

• les dépenses doivent être engagées dans l’intérêt de l’entreprise, et pour les besoins d’opérations ouvrant droit à déduction de la TVA ;
• les factures justifiant des dépenses engagées doivent comporter toutes les mentions obligatoires requises (CGI, annexe II, art. 242 nonies A).

TABLEAU RECAPITULATIF