Au secours, je vais dépasser les seuils ... comment faire ?
Fiche expert
Freelances : Comment déduire ses frais de repas en comptabilité ?
Inviter un client, un prospect, manger seul loin de chez soi lors d’une mission…. La déduction des frais de repas est complexe, comptablement et fiscalement.
Nous vous rappelons ici les règles de bonne conduite pour éviter les foudres de l’administration en cas de contrôle.
Qui peut déduire ses frais de repas et de restaurant ?
Déduire ses frais de repas en charge est parfaitement légal mais sous certaines conditions.
Les frais de repas et restaurants sont déductibles pour :
- les entreprises individuelles, au régime réel (BIC ou BNC),
- les dirigeants de sociétés sous le régime TNS (travailleurs non-salariés),
- les dirigeants assimilés salariés.
Ne peuvent pas déduire les frais de repas et restaurants :
- les professionnels au régime de la micro-entreprise (micro-entrepreneur, micro BNC et micro BIC). Leurs charges sont calculées sur une base forfaitaire : 34% du CA en micro BNC, 71% ou 50% du CA en micro BIC (cela dépend de la nature de l’activité).
Quels repas sont déductibles ?
On distingue deux situations où le repas de l’entrepreneur individuel est déductible :
- La première est appelée « frais de repas hors domicile ». Dans ce cas, la charge déduite correspond à des repas pris de façon contrainte, hors domicile, pendant votre temps de travail.
- La seconde, correspond aux frais de restaurants et repas d’affaires que vous passez à la charge de votre entreprise et dans son intérêt.
Ne pas confondre les deux situations : les justificatifs et la part déductible ne sont pas les mêmes.
Attention : un repas pris à votre domicile ou une gamelle préparée à l’avance ne sont pas déductibles.
La déduction des frais de repas hors domicile
L’exemple type d’un “frais de repas hors domicile” est un sandwich que vous prenez lors d’une mission chez un client, loin de chez vous, ce qui vous empêche de rentrer déjeuner chez vous. Mais où est la limite à ne pas dépasser ?
Vous devez évidemment conserver le justificatif avec le détail des consommations. En cas de contrôle, vous devrez justifier que vous ne pouviez pas prendre votre repas chez vous. Si cela vous est demandé, vous justifierez, par exemple, de la distance jusqu’à votre domicile ou du temps de transport. Ensuite, c’est à l’appréciation du contrôleur.
De plus, seule la partie qui dépasse 5€ (évaluation forfaitaire du coût d’un repas pris à domicile en 2022) et qui ne dépasse pas 19,40€ est déductible. Vous pouvez donc déduire au maximum 14,40€ par jour. Ce retraitement limite l’intérêt de déduire ses frais de repas. Ces montants correspondent au prix forfaitaire non déductible d’un repas. Ils sont applicables pour 2022 et sont actualisés tous les ans.
L’avantage étant très limité eu égard au travail de retraitement à effectuer, nous ne conseillons pas de passer ces dépenses en comptabilité.
La déduction des frais de restaurants
Seuls les restaurants payés dans l’intérêt de l’entreprise sont déductibles.
Le montant total est intégralement déductible, sans le plafond et le plancher des frais de repas.
Il faudra bien indiquer le motif et le nom du client invité sur le ticket justificatif. On peut aussi inclure un restaurant avec les collaborateurs du cabinet dans le cadre d’une réunion de travail. On précise bien dans ce cas le motif.
Concernant les séminaires ou tout autre voyage professionnel, les repas sont intégralement déductibles. Il est ainsi conseillé de préciser le motif sur le ticket.
La TVA sur les frais de repas
Pour les professionnels libéraux assujettis à la TVA, le traitement n’est pas le même pour les deux types de repas :
- Pour les frais de repas hors domicile, la TVA n’est pas récupérable,
- Pour les frais de restaurants et de repas d’affaires, la TVA est bien récupérable.
Conclusion
Si on respecte bien ces règles, l’administration ne pourra rien dire…. Alors respectez les bien !
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