La gestion de la billetterie dans le spectacle vivant (2ème partie)

II. Les diverses déclarations d’activité

Pour éviter au maximum les fraudes (impression de billets non déclarés à la vente), la billetterie est un secteur très contrôlé qui impose plusieurs déclarations :

• les fabricants, importateurs ou marchands doivent, dans les 8 jours qui suivent la livraison des billets ou cartes d’entrée, la déclarer en précisant les noms et adresses des exploitants destinataires, le nombre et les numéros des fonds de billets,
• les détenteurs ou les propriétaires de logiciels de billetterie doivent déclarer leurs livraisons de billets ou de cartes d’entrée aux exploitants de spectacles utilisant leur logiciel, en précisant les noms et adresses des exploitants de spectacles destinataires, le nombre des billets ou cartes d’entrée livrés par catégorie de places, ainsi que les numéros des billets.

Les personnes soumises à ces déclarations doivent les adresser au service des impôts dont elles dépendent dans les huit jours qui suivent les livraisons.

Tout utilisateur d’un système de billetterie informatisée, comportant ou non l’impression de billets, doit déclarer à la direction des services fiscaux dont il dépend la mise en service d’un système informatisé de billetterie ou de caisse enregistreuse au plus tard lors de leur première utilisation.

Cette première déclaration comporte les mentions suivantes :

• le nom du logiciel, son numéro de version et, le cas échéant, sa date ainsi que l’identité de son concepteur ou le nom du progiciel, ainsi que la configuration informatique,
• le système d’exploitation, le langage de programmation, le format du logiciel source ou exécutable fourni par le concepteur, la description fonctionnelle du système.
• le fac-similé d’un billet, d’un coupon de gestion, d’un relevé de recettes et les sécurités mises en œuvre.

III. Le contrôle de la recette

Le responsable de la billetterie (producteur ou diffuseur du spectacle), ou toute personne à qui il a confié la gestion de la commercialisation de la billetterie, doit établir à la fin de chaque représentation ou journée un relevé comportant pour chaque catégorie de places les mentions suivantes :

• le nombre de billets émis,
• le prix de la place,
• la recette correspondante.

Le relevé de recettes existe également pour les systèmes informatisés de billetterie utilisés par les exploitants de spectacles : le système doit éditer, à la fin de chaque journée ou représentation, un état précisant le nombre de billets émis, le prix unitaire par catégorie de places et les recettes correspondantes. Pour les systèmes imprimant des billets, l’état doit en outre préciser l’emploi des billets ou coupons de gestion correspondants. On retrouvera les informations suivantes : date, et heure s’il y a lieu, de la journée ou de la représentation, date et heure d’édition de l’état.

Attention de bien conserver les billets annulés : si des billets sont manquants, ils seront considérés, en cas de contrôle, comme ayant été vendus. Les agents des impôts ont accès aux lieux où sont organisés des spectacles pour toutes vérifications utiles. Sachez aussi que « Les caisses automatisées et les systèmes informatisés sont pourvus de dispositifs qui permettent aux agents des impôts chargés du contrôle de vérifier à tout moment et en temps réel que l’utilisation des matériels est conforme aux cahiers des charges et de s’assurer du respect de la réglementation en vigueur ».

Le relevé de recettes est un document très important :

• il permet de constater de manière définitive le montant des recettes du spectacle,
• il sert de fondement aux déclarations sociales et fiscales.

Ces relevés de recettes ainsi que les coupons de contrôle, les billets invendus, les souches en cas de billetterie manuelle et les états informatiques en cas de billetterie informatisée, doivent être conservés pendant une durée de six ans.

Pour des raisons de stockage, l’administration fiscale a cependant introduit une tolérance de conservation des souches et coupons de contrôle pendant un an seulement, à condition d’en avoir obtenu l’autorisation préalable et écrite du service des impôts dont on dépend. Lors de la destruction des éléments, un agent des services fiscaux doit être présent pour la constater dans un procès-verbal

Pour les systèmes informatisés de billetterie, toutes les opérations de billetterie (impression des billets et des coupons de gestion en cas d’annulation par exemple, ainsi que les recettes résultant du paiement d’un prix d’entrée doivent être conservées en mémoire. Ces opérations, ventilées par lieu de spectacles, spectacle, séance et catégorie de places, sont enregistrées et clairement identifiées par un numéro d’opération qui est celui de l’événement générateur (vente, annulation) de l’enregistrement conservé dans le fichier. Cet enregistrement servira de base au calcul des recettes et à l’édition de l’état correspondant.

Toutes les informations ayant concouru, directement ou indirectement, à l’établissement des relevés de recettes visés sont conservées dans leur contenu originel et dans l’ordre chronologique de leur émission. En cas de changement d’un élément matériel ou logiciel du système informatique, toutes les mesures utiles doivent être prises pour permettre la conservation et la restitution des informations.

IV. Billetterie et modification du spectacle

Les règles pour l’émission de la billetterie étant très strictes la modification d’un spectacle, et plus particulièrement d’une mention obligatoire figurant sur le billet (changement d’artiste, annulation ou report changement de lieu), a dès lors de fortes conséquences sur la validité de celui-ci.

D’un point de vue fiscal, les billets imprimés tels qu’ils ont été déclarés ne sont plus valables. Il doit alors être procédé â leur destruction et â l’émission d’une nouvelle billetterie. Le non-respect de cette obligation est sanctionné par une amende de 15 à 30 euros par billet non conforme.

Néanmoins, la billetterie initiale peut rester valable à condition d’en faire la demande auprès du centre des impôts de la ville où le spectacle est reporté et d’obtenir une réponse préalable écrite et positive.

Par ailleurs, rappelons que d’un point de vue juridique, le billet est un contrat entre le producteur ou diffuseur du spectacle, et le spectateur Toute modification liée au spectacle signifie donc que le producteur/diffuseur ne remplit pas son contrat, et doit donc rembourser le spectateur, si celui-ci le souhaite. Le fait que le spectacle soit reporté ou avancé à une autre date (jour ou horaire) ou un autre lieu ne modifie en rien ce raisonnement.

Enfin, un spectacle peut être interrompu notamment pour des raisons techniques, climatiques (en cas de plein air) ou de sécurité.

Les dos de billet indiquent alors parfois que les billets pourront être remboursés si la représentation n’a duré qu’un temps déterminé, fixé par les usages à une heure. Si l’interruption de la séance survient au-delà de cette durée, on peut considérer que le producteur/diffuseur a rempli son obligation contractuelle envers le spectateur, et le remboursement du billet n’est pas dû, sous réserve bien entendu que la cause de cette interruption soit extérieure au producteur du spectacle ou à ses préposés (incendie alerte… et de manière générale tous les cas de force majeure).

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