Les obligations comptables, fiscales et sociales de l’entrepreneur culturel

Introduction

On a longtemps pensé que le monde Culturel devait se soustraire aux obligations ordinaires en termes comptables, fiscales et sociales. Cela s’est traduit pendant des années par l’abondance d’associations non fiscalisées et d’emploi de bénévoles.

Mais, aujourd’hui, les Industries Culturelles et Créatives, qui portent bien leur nom, sont soumises aux mêmes règles que la plupart des entreprises.

Toutefois, à secteur économique différent, obligations différentes. C’est ainsi qu’il existe de nombreuses spécificités, ce qu’on appelle dans notre jargon d’Experts Comptables, des zones de risques, qui sont propres aux entreprises culturelles.

Il était logique, après de nombreuses interventions sur le « choix du statut pour entreprendre dans les entreprises du spectacle, de l’audiovisuel, du disque, des freelances, de l’édition de livres, du jeu vidéo … que nous parlions des obligations comptables, fiscales et sociales de l’entrepreneur Culturel.

I. Un secteur disparate

Le secteur des Industries Culturelles & Créatives est disparate. S’il paraît uniforme au niveau du nom, il est représenté par de nombreuses activités qui adoptent des formes différentes…et à chaque forme, ses obligations.

Ainsi, nous pouvons retenir 4 grandes formes ou familles, qui auront, chacune, leurs obligations :

• Les Micro-Entrepreneurs,
• Les Professions Libérales (dont les Artistes Auteurs),
• Les sociétés commerciales (SARL, Eurl, SAS, SASU),
• Les associations.

Les différentes obligations de ces groupes ne concernent que les obligations comptables et fiscales.

Les obligations sociales pour l’emploi des salariés sont identiques à toutes les formes.

Les obligations sociales concernant les dirigeants seront présentées simultanément avec les obligations comptables car elles diffèrent selon les formes.

Nous étudierons tout ceci sous forme de schéma pour finir sur les zones de risques propres à chaque activité, nonobstant leurs formes.

En conclusion, nous vous présenterons un tableau de synthèse de toutes les obligations.

Sera également abordé, pour conclure, la problématique des logiciels de comptabilité ou de paye et de l’opportunité et légitimé de l’emploi d’un Expert-Comptable.

II. Les obligations comptables et fiscales des Micro-Entrepreneurs

À régime simplifié, obligations simplifiées !

C’est ainsi que les Micro-Entrepreneurs ne sont en théorie pas contraint de tenir une comptabilité.

Leurs seules obligations résident dans la tenue d’un registre des recettes et l’ouverture d’un compte en banque dédié à l’activité professionnelle (au-delà de 10 000 € de CA annuel).

Mais attention, ce serait trop beau si c’était tout le temps comme cela. Le doublement des seuils des régimes micro n’a pas engendré celui des seuils de franchise de base de TVA.

C’est ainsi que cette réforme a vu naître une nouvelle catégorie de Micro-Entrepreneurs : des ME assujettis à la TVA qui deviennent de fait, obligés de tenir une comptabilité « recettes/dépenses » sur un logiciel agréé.

Au niveau fiscal et social, le Micro-Entrepreneur est soumis à des obligations d’une simplicité absolue : une déclaration trimestrielle ou mensuelle. Y seront portées les recettes de la période afin de calculer et d’auto liquider les charges sociales et en principe l’impôt sur le revenu sous la forme d’un versement libératoire (à ne pas confondre avec le PAS, Prélèvent A la Source).

Mais, là encore, ce serait trop simple d’en rester là !

En effet, ces déclarations ne dispensent pas de renseigner une fois par an la déclaration annuelle de revenus, dite 2042.

Petit piège dans lequel certains tombent régulièrement : si vos revenus annuels par nombre de part fiscale dépassent 27 794 € en N-2 (à rechercher dans la ligne « revenus imposables » de votre avis d’impôt N-2), vous ne pourrez plus vous acquitter du versement libératoire mais devrez payer l’impôt au taux progressif. Seules les charges sociales continueront d’être payées mensuellement ou trimestriellement sous forme d’une autoliquidation.

III. Les obligations comptables et fiscales des Professions Libérales (dont les Artistes Auteurs)

Un peu plus complexe que celles de Micro-Entrepreneurs, elles n’en demeurent pas moins assez simples.

Attention, le régime des professions libérales Artistes Auteurs se décompose en deux catégories fiscales qui ont chacune leurs propres obligations :

• D’un côté, les Micro BNC (à ne surtout pas confondre avec les Micro-Entrepreneurs),
• De l’autre, les BNC en déclaration contrôlée (appelée aussi au réel).

A. Les obligations comptables et fiscales des Micro BNC

Tout comme les Micro-Entrepreneurs, en théorie, pas besoin de tenir de comptabilité. Un simple registre des recettes suffit et l’ouverture d’un compte en banque dédié à l’activité professionnelle (au-delà de 10 000 € de CA annuel)

Tout comme les Micro-Entrepreneurs, au-delà du seuil de franchise de base de la TVA, la tenue d’une comptabilité sur un logiciel agréé, devient obligatoire.

Au niveau fiscal, assujetti ou pas à la TVA, le CA annuel (en fait les recettes brutes HT) sera à reporter sur la déclaration de revenus, dite 2042. Un abattement de 34 % sera alors effectué par les impôts pour le calcul de l’impôt sur le revenu selon les tranches d’imposition.

B. Les obligations comptables et fiscales des BNC en déclaration contrôlée

Le terme « déclaration contrôlée » signifie que la comptabilité peut faire l’objet d’un contrôle !

Et c’est, en effet, la grande différence par rapport aux ME et Micro BNC : quel que soit le chiffre d’affaires, le professionnel libéral devra tenir une comptabilité sur un logiciel agréé et ouvrir un compte en banque dédié à l’activité professionnelle.

Il produira en fin d’année, une déclaration de Bénéfices Non commerciaux sous la forme d’une liasse 2035 dont le résultat sera à reporter également (beaucoup oublient cette seconde étape) sur la déclaration de revenus 2042.

La base de calcul des impôts sera le bénéfice, c’est-à-dire les recettes de l’année amputées des dépenses professionnelles…tous ces mouvements devront être justifiés par des pièces comptables.

Les règles concernant la TVA sont les même que celles des Micro-Entrepreneurs et des Micro BNC.

C. Les obligations sociales de l’entrepreneur en profession libérale

Qu’il soit en Micro BNC ou au réel, ses obligations seront les mêmes. Elles diffèrent selon que l’appartenance au régime normal de l’Urssaf ou au régime spécifique de la Sécurité Sociale des Artistes Auteurs.

Pour le professionnel libéral non-auteur, il devra remplir le volet social sur sa déclaration 2042 Cpro afin d’y reporter son bénéfice qui servira de base au calcul de ses prochaines cotisations sociales et à l’ajustement de celles de l’année écoulée pour laquelle il n’aura payé que des provisions.

Il est à noter qu’il n’existe plus de Micro BNC à l’Urssaf classique depuis sa fusion avec le régime de la Micro-Entreprise.

Pour le professionnel Artiste Auteur, il devra, une fois par an, renseigner son espace sur le site de l’Urssaf Limousin (En charge de la Sécurité Sociale des Artistes Auteurs, suite à la fusion de La Maison des Artistes et de l’Agessa). Cette démarche est plus complexe et demande de la rigueur car le Chiffre d’Affaires devra être renseigné client par client avec la nature des travaux effectués.

IV. Les obligations comptables et fiscales des sociétés commerciales (SARL, Eurl, SAS, SASU)

Peu importe la forme, les obligations comptables et fiscales seront les mêmes. La différence concernera les obligations sociales de l’entrepreneur.

A. Les obligations comptables

L’ouverture d’un compte en banque commercial se fera à la création de la structure. La comptabilité sera tenue sur un logiciel de comptabilité agréé par l’administration fiscale et la TVA se déclarera aux périodes voulues et possibles selon certains seuils (simplifiée, trimestrielle ou mensuelle).

Attention, contrairement aux Micro-Entrepreneurs, Micro BNC ou BNC au réel, il ne s’agira plus de comptabiliser les flux bancaires (on parle de comptabilité de trésorerie) mais de tenir compte des flux commerciaux (on parle de comptabilité d’engagement).

De ce fait, apparaîtront dans la comptabilité, des comptes clients, fournisseurs, des dettes, des créances… qui permettront d’établir un compte de résultat et un bilan avec l’actif et le passif de la société.

B. Les obligations fiscales

Une fois par an, l’entreprise devra effectuer un inventaire physique de ses stocks et surtout établir ses comptes annuels.

Les choses deviendront alors très compliquées car les comptes annuels ne devront pas tenir compte ni des dates des factures (ventes ou achats) ni des dates des paiements (recettes dépenses) mais de la date du dénouement de l’opération (c’est ce qu’on appelle le fait générateur).

Ainsi, un concert vendu 2 ans avant sa date, apparaîtra (tant sur les dépenses que sur les recettes) l’année du concert. Ainsi, un film produit mais non encore exploité sera totalement neutralisé dans la comptabilité pour n’apparaître que l’année de son exploitation.

Toutes ces problématiques doivent faire l’objet de retraitements importants que nous retrouvons beaucoup dans le monde des entreprises culturelles afin d’en faire ressortir :

• Les produits ou films en cours,
• Les charges constatées d’avances (CCA) et les produits constatés d’avances (PCA),
• Les factures à établir (FAE) et les factures non parvenues (FNP),
• Les projets abandonnés.

Vous comprenez mieux dès lors pourquoi votre Expert-Comptable vous pose des questions complexes lorsqu’il travaille sur votre bilan.

C. La Comptabilité analytique

La comptabilité analytique est un mode de traitement des données comptables qui permet par l’attribution d’un code section sur chaque écriture de charge ou de produit de l’entreprise, d’avoir une vision par projet de l’activité.

Ainsi, si l’entrepreneur impute, sur chaque achat ou vente, le code section du livre, du film ou du disque en question, il sera possible d’éditer de façon transversale la section d’analyse des coûts de ce projet.

Cela sera utile pour la valorisation des stocks, pour le calcul des crédits d’impôts, pour l’établissement des rééditons de comptes de coproduction par exemple.

Ces sections analytiques serviront également aux travaux préparatoires du bilan.

Enfin, pour pousser plus loin dans le pilotage de l’entreprise, il sera aussi possible d’élaborer des sections par activité.

Exemple : une maison d’édition édite des Romans, des Beaux livres mais aussi des livres scolaires.

Pourquoi ne pas élaborer la typologie de section analytique suivante :

• Romans : R001, R002, R003……
• Beaux Livres : BL001, BL002, BL003….
• Livres Scolaires : LS001, LS002, LS003…

Ainsi en sus de connaître la marge par ouvrage et de pouvoir déterminer les prix de revient unitaires, il sera possible de consulter la marge d’un pôle d’édition en publiant par exemple tous les chiffres de la section LS.

La mise en place d’une comptabilité analytique doit être pensée et réfléchie avant son utilisation. Elle doit devenir un outil et non une contrainte.

Grâce à l’informatique, la comptabilité s’exporte sur Excel et permet ensuite tous les calculs.

Plus que jamais, nous recommandons dans les Industries Culturelles et Créatives, la mise en place d’une comptabilité analytique.

D. Les obligations sociales de l’entrepreneur culturel en société commerciale

Le code de la Sécurité Sociale a prévu deux régimes pour les mandataires sociaux des sociétés commerciales.

Ils seront différents selon la forme de l’entreprise ou la répartition du capital, à savoir :

• Le régime des TNS (Travailleurs Non-Salariés) : il concerne les gérants d’Eurl et les gérants majoritaires (+50% du capital) de SARL. Il sera constitué de provisions de cotisations sociales à l‘Urssaf puis d’un ajustement annuel à l’aide de la déclaration du volet social sur la déclaration 2042. A noter que la rémunération du dirigeant sera alors constituée de prélèvements (pas de fiche de paye) dont le montant annuel sera à reporter sur la déclaration de revenus 2042. Le prélèvement à la source de l’impôt sur les revenus (PAS) sera constitué d’une mensualisation de l’impôt.
• Le régime général : Il concerne les gérants minoritaires et les Présidents et Directeurs de SAS ou de SASU (quelques soient leurs pourcentages de capital détenu). La rémunération se fera sous forme d’une fiche de paye classique (sauf absence de cotisations pôle emploi).

V. Les obligations comptables et fiscales des associations

Il existe deux typologies d’associations : les associations non fiscalisées et les associations fiscalisées (voir ce que l’on appelle la règle des 4 P).

Concernant les obligations comptables et fiscales des associations fiscalisées, on se réfèrera à celles des sociétés commerciales puisque leur fiscalisation entraîne les mêmes obligations que ces dernières.

Concernant les associations non fiscalisées, la loi du 1^er juillet 1901 n’impose en la matière aucune obligation aux associations. Mais par nécessité démocratique et de bonne gestion, elles tiennent généralement une comptabilité en mode « trésorerie » afin de justifier annuellement de l’utilisation des fonds (cotisations ou aides).

Attention toutefois, de nombreuses aides prévoient l’obligation d’une tenue « officielle de comptabilité » qui sera attestée par un Expert-Comptable voire un Commissaire Aux Comptes (lorsque les subventions publiques dépasseront 153 000 € par an).

Concernant la rémunération des dirigeants, ce qui est en général très rare, elle relèvera du salariat classique.

VI. Les obligations sociales des employeurs

Lorsqu’une entreprise recrute des salariés, elle doit respecter un certain nombre de dispositifs que nous détaillons ci-dessous.

Avant tout emploi de salariés, il vous faudra ouvrir un compte employeur.

Normalement à la création de l’entreprise, si vous avez indiqué avoir dès à présent des salariés un compte Urssaf Employeur a dû « s’ouvrir »… Si ce n’est pas le cas ou lors d’une première embauche, plus tardivement qu’à la création d’entreprise, il vous faudra contacter les caisses. L’Urssaf attribue un numéro employeur dès le dépôt d’une DPAE (déclaration préalable à l’embauche) sur le site www.due.fr.

Pour Pôle emploi spectacles, il faudra appeler l’organisme et communiquer des informations telles que la CCN appliquée, la date du 1^er jour de travail de l’artiste….

Pour la retraite, cela découlera de l’envoi de la 1ere DSN.

Mais surveillez que toutes les caisses soient bien « ouvertes » car il y a régulièrement des loupés.

C’est ainsi que vous devez être référencé :

• Auprès de l’Urssaf,
• Auprès de Pôle Emploi et/ou de Pôle Emploi Spectacle,
• Auprès d’une caisse de retraite complémentaire,
• Auprès d’un centre de médecine du travail.

Usuellement, l’attribution de votre code NAF à la création de votre entreprise, vous permettra d’être contacté par la caisse de retraite complémentaire obligatoire correspondant à votre activité (en général Audiens pour tout ce qui relève des entreprises culturelles). Pour autant vous recevrez également des sollicitations d’autres caisses… passez votre chemin.

Depuis quelques années, la souscription d’une prévoyance pour tous vos salariés est obligatoire. Pour le monde de la culture, c’est souvent celle de la Caisse Audiens qui est choisie (mais rien d’obligatoire quant au choix de cette caisse pour la prévoyance contrairement à la retraite complémentaire).

À la suite de votre inscription en tant qu’employeur, vous aurez également un registre du personnel à tenir et devrez respecter un affichage obligatoire dans vos locaux.

Lorsque certains seuils d’effectifs seront dépassés, il faudra penser à organiser les élections du CSE (Comité Social de l’Entreprise, Ex Délégués du Personnel et Comité d’entreprise et CHST).

Côté salariés, vous aurez à respecter les obligations suivantes pour chaque embauche :

• Préalablement à l’emploi, faire une déclaration préalable à l’embauche (due.fr),
• Etablir un contrat de travail,
• Faire passer une visite médicale (pour les permanents et les CDD classiques uniquement ; pour les intermittents, c’est le Centre Médical de la Bourse, qui gère directement),
• Etablir un bulletin de paye,
• Remettre tous les documents obligatoires en fin de contrat,
• Reverser périodiquement selon votre effectif (mensuellement ou trimestriellement) les cotisations sociales salariales et patronales et faire les DSN (Déclarations Sociales Normalisées).
• Reverser le PAS (Prélèvement à la source de l’impôts sur le revenu) sur le même rythme que les cotisations Urssaf.

Vous appliquerez, doit-on le préciser, le droit du travail en toutes circonstances !

Comme vous l’avez compris, les fonctions RH pour un entrepreneur sont souvent complexes et Chronophages ; il faut en posséder une bonne maîtrise pour ne pas commettre d’erreurs.

VII. Les zones de risques selon les secteurs d’activité

Nous dressons ci-dessous ce que l’on nomme « les zones de risques » et qui sont des points sur lesquels il faut porter une vigilance accrue lorsque l’on est un entrepreneur culturel qui relève de certains secteurs d’activité.

A. La production Audiovisuelle

* Intégration des comptes d’un film par le compte de liaison

* Production immobilisée et production en cours

* Amortissement des films

* Comptabilité analytique

* Gestion des intermittents

* Gestion des droits d’auteurs et de la Sécurité Sociale des Artistes Auteurs

* Crédit d’impôts cinéma

B. La production musicale

* Production immobilisée et production en cours

* Amortissement des masters

* Gestion des stocks et coûts de fabrication

* Comptabilité analytique

* Gestion des intermittents

* Gestion des droits d’auteurs et de la Sécurité Sociale des Artistes Auteurs

* Crédit d’impôts production musicale

C. Communication et multimédia

* Travaux en cours de prestation de service

* Comptabilité analytique

* Gestion des artistes auteurs relevant de l’Urssaf Limousin

D. Free-lance

* Comptabilité de trésorerie et non plus comptabilité d’engagement

* Déclaration fiscale 2035 des Bénéfices Non Commerciaux

* Dossier annuel de maintien des droits auprès de la Sécurité Sociale des Artistes Auteurs

E. Édition de livres

* Gestion des stocks et coûts de fabrication

* Comptabilité analytique

* Gestion des artistes auteurs relevant de l’Urssaf Limousin

F. Galeries d’Art

* Gestion de la TVA sur la marge

* Contribution sur les galeries d’arts auprès de la Sécurité Sociale des Artistes Auteurs

* Inventaire des œuvres en dépôt ou en pleine propriété

G. Entreprises de spectacle

* Ventes de spectacles d’avance

* Séparation entre production, coproduction et simple vente

* TVA sur la billetterie ou sur la cession de spectacle

* Gestion des intermittents

H. Association Culturelle

* Assujettissement à la TVA

* Traitement des subventions (exploitation ou investissement)

* Gestion des intermittents

VIII. Logiciels de comptabilité et de paye

A. les logiciels de comptabilité

Depuis 2014 et dans le cadre européen de la lutte contre la fraude à la TVA et le blanchiment d’argent, une norme a été créée concernant les logiciels de comptabilité, de facturation et les caisses enregistreuses.

La norme Fichier des Ecritures Comptables, ou FEC, impose désormais l’utilisation de logiciels agréés par l’état et qui correspondent à un certain nombre de critères dont notamment l’impossibilité de supprimer des écritures comptables passées. Cette norme a également rendu impossible la saisie d’écritures centralisées.

Cette norme a pour objectif de conduire petit à petit l’administration à effectuer des contrôles fiscaux dématérialisés.

Dès lors, et sans rentrer davantage dans le détail de cette norme, il vous est impossible de tenir une comptabilité sur Excel ou tout autre logiciel non agréé. En cas de contrôle de non-conformité de votre comptabilité, cette dernière peut faire l’objet d’un rejet, d’une évaluation administrative de vos résultats, d’amende et de majoration.

Depuis quelques années sont arrivés sur le marché de la comptabilité, ce que les « marketeurs » ont nommé abusivement des « Robots Comptables ».

Le principe de tous ces robots comptables est une remontée automatique de vos données bancaires, un scannage de vos dépenses dans un OCR (Logiciel de Reconnaissance de Caractères) afin de faciliter les affectations comptables.

Pourquoi, le terme de robot est-il probablement usurpé ? Parce qu’en fait, ces outils ne font encore rien tout seul. Ils permettent de faciliter la saisie et reproduire leurs observations.

Ce sont pour la plupart de très bons outils (ils sont plus de 300 sur le marché) mais doivent être positionnés à leur juste utilité :

• Soit vous souscrivez auprès d’un éditeur de solutions comptables et c’est comme si vous louiez un logiciel de comptabilité,
• Soit vous avez un Expert-Comptable qui utilise une solution digitale et vous aurez en plus le conseil.

Attention, la plupart des logiciels en ligne ne permet pas d’établir les liasses fiscales.

Concernant le FEC, certains robots comptables proposent des écritures sous le format FEC mais la plupart revendique une conformité dès que la « pré-comptabilité » est importée dans un logiciel comptable.

Parmi les « Robots Comptables » les plus connus, citons pèle mêle : Quick Book, One Up,  Dext, Indy, Tiime, Cmoilechef.

Attention, la majorité de ces solutions n’est pas dotée d’un système de comptabilité analytique, pourtant bien utile chez les entrepreneurs Culturels.

Petites spécificités concernant les comptes de films : ils sont généralement tenus en dehors de la comptabilité de l’entreprise sur un logiciel professionnel dont le leader est le groupe Xotis avec Louma ou Studio.

Les comptes de films seront, à la fin de la production, intégrés à la comptabilité de la société grâce à des comptes de liaison.

À noter pour finir sur le sujet, qu’en 2025, sera généralisée la facture dématérialisée (qui existe déjà dans le secteur public avec la plateforme Chorus) ; la comptabilité prendra alors une toute autre dimension.

B. Les logiciels de paye

Les logiciels « Robots » de paye n’existent pas réellement. Mais on commence à voir poindre des plateformes dans le Cloud qui créent une interface pratique avec l’employeur.

Malheureusement, la plupart ignore comment établir les payes des intermittents du spectacle et ne développera jamais ces fonctionnalités car le marché n’est pas très porteur.

Les leaders en termes de logiciels intermittents sont Spaietacle, Interpaye-DV Log, Studio de Xotis.

Sur les payes en ligne, citons SILAE Experts (qui maîtrise la paye intermittent) et Payfit (qui ne la maîtrise pas) et qui sont les deux plus gros éditeurs dans le Cloud.

Pour clore sur le sujet de la paye, ne confondez pas :

• Un éditeur de solutions de paye = simple prestataire informatique
• Un prestataire de paye : ne connaîtra de votre entreprise que la partie sociale,
• Un expert-comptable avec un service paye : aura une vision globale de votre entreprise.

Vous n’aurez ni les mêmes tarifs, ni les mêmes prestations, ni les mêmes conseils selon que vous passez par l’une de ces 3 catégories de professionnels de la paye.

IX. Expert-Comptable ou pas ?

Grande question !

Commençons par le rappel de la loi en matière d’Expertise Comptable :

« Conformément aux articles 2 et 20 de l’Ordonnance du 19/09/1945, seul un Expert-Comptable peut intervenir de manière indépendante et habituelle, dans la comptabilité des entreprises et organismes auxquels il n’est pas lié par un contrat de travail. De ce fait, toutes personnes effectuant de manière indépendante des prestations comptables relevant des missions réglementées, sans être Expert-Comptable, se trouve en exercice illégal de la profession d’Expert-Comptable. C’est un délit pénal puni par la loi ».

Donc, la réponse est « non, un Expert-Comptable n’est pas obligatoire, mais si vous faites réaliser votre comptabilité par un prestataire, il doit être obligatoirement un Expert-Comptable ».

Chacun se fera son idée de passer ou pas par un Expert-Comptable mais il vous faut savoir quelques petites données, pour maîtriser le sujet :

• Il existe des missions de tenue et des missions de révision. Les robots comptables font évoluer nos missions de plus en plus vers des missions de révision où c’est le client qui fait lui-même sa comptabilité,
• Interdit depuis 70 années, la revendication de spécialisation est enfin entrée en vigueur en 2019…et vous aurez la chance de rencontrer des Experts Comptables ayant obtenu une « reconnaissance professionnelle de spécialisation «  sur le site club-thot.fr,
• Un Expert-Comptable ce n’est pas que de la comptabilité, surtout pas même, c’est de la recherche d’optimisation, du conseil, de la recherche de financement….

Mais arrêtons là sur la flagornerie !

X. Tableau de synthèse