Hommes Clefs de l'Audiovisuel - L'administrateur de production (1ère partie)

(Par Maximilien Billeret – Collaborateur chez Com’Com)

Une comptabilité autonome

Impérative pour le long métrage ou la fiction télé et facultative pour les autres films, la tenue d’une comptabilité autonome doit se faire dans les règles. A l’image du siège social et de ses établissements, la société de production et le film auront une comptabilité séparée, mais à la différence près que le film
utilisera un plan comptable spécifique.

Ce plan comptable a été développé pour permettre la bonne relation entre devis et coût du film. Le plan comptable CNC se décompose en neuf classes, elles-mêmes décomposées autant de fois que nécessaire afin d’obtenir une liste exhaustive des dépenses possibles. Le budget du directeur de production est directement basé sur le plan comptable avec un total par classe et un total général.

PLAN COMPTABLE CNC

• Classe 1 : Droits artistiques
• Classe 2 : Personnel
• Classe 3 : Interprétation
• Classe 4 : Charges sociales et fiscales
• Classe 5 : Décor et costumes
• Classe 6 : Transports – Défraiements – Régie
• Classe 7 : Moyens techniques
• Classe 8 : Pellicules laboratoires
• Classe 9 : Assurances et divers

Quant à l’administrateur de production, afin de respecter une certaine cohérence avec les règles comptables, il lui suffira d’ajouter le chiffre 6 (permettant ainsi une affectation directe en charge) devant chaque classe. Et le tour est joué !

Le passage de relais entre l’administrateur et le comptable société ou l’expert-comptable est primordial. Sans cela les dégâts peuvent être très compliqués à réparer et entraîner un coût supplémentaire au producteur. Comment faire ce passage sans s’emmêler les pinceaux : en utilisant un compte de liaison.

Ainsi toute la partie développement et préparation du film qui aura été comptabilisée sera neutralisée par ce compte de liaison dans la comptabilité société et permettra à l’administrateur de production de commencer à travailler tout en ayant l’historique comptable du film. Attention, durant toute la phase de production, seul l’administrateur peut comptabiliser des pièces relatives au film. Le comptable société ou l’expert-comptable, sous peine de créer des doublons, ne devront pas intervenir sur la comptabilité.

Un poste important

Le travail de l’administrateur de production consiste à enregistrer les factures fournisseurs, à émettre les bulletins de payes, à gérer les notes de frais, à faire des suivis de trésorerie et à établir des situations. De là à dire que c’est un comptable il n’y a qu’un pas, sauf que celui-ci est particulier. Tout comme les techniciens, l’administrateur de production est un intermittent du spectacle. Et bien sûr il se doit de connaître parfaitement les étapes et les besoins de la conception du film. Nous rappelons par ailleurs que c’est le seul cas ou une personne qui n’est pas inscrite à l’Ordre des Experts Comptables ou salariée permanent d’une entreprise peut être payée pour faire de la comptabilité. A défaut, il s’agit de l’exercice illégal d’une activité règlementée qui est condamnable pénalement.

Comment être sûr que la comptabilité soit fiable si l’on ne connaît pas la fonction d’une société de ventousage, quel est le rôle du rippeur, ou encore à quoi sert un étalonnage ? L’administrateur le sait, il devra affecter chaque dépense dans le compte approprié.
Cela aura un intérêt particulier pour le directeur de production qui demandera régulièrement une situation pour contrôler les dépenses des différents postes par rapport au budget.

Une fois le tournage terminé, la post-production entamée, le travail de l’administrateur se fait moins important. Il est alors temps de préparer les pièces comptables et l’export informatique pour rendre le relais au comptable de la société ou à l’expert-comptable.

Quelques précautions

En théorie, le compte de liaison ne devrait servir qu’à neutraliser la partie développement et préparation comptabilisée par le comptable société ou l’expert-comptable. En pratique, il se trouve que le compte bancaire de la société sert parfois à régler des dépenses de tournage. Dans ce cas, une écriture avec le compte de liaison est passée en comptabilité société et en comptabilité film. Si cette règle est respectée, le compte de liaison se solde au moment de l’intégration de la compta film en compta société.

Enfin attention, si la production est à cheval sur deux exercices comptables, l’administrateur de production devra fournir au comptable société ou l’expertcomptable, les éléments nécessaires à la clôture de l’exercice afin de valoriser le film en immobilisation en cours (cette partie fait l’objet d’une autre fiche)

N’oubliez pas que votre expert-comptable a besoin d’être en relation avec l’administrateur de production pendant et après les opérations financières du film mais également préalablement. En effet, il s’agira alors de se mettre d’accord sur les modalités des transferts ultérieurs, sur la mise en place de l’analytique ou simplement prendre connaissance des opérations antérieures à son arrivée.