Les frais à la charge du client chez le libéral : débours ou remboursement de frais

I. Qu’est-ce qu’un débours ?

Ce sont des frais engagés au nom et pour le compte du client.
On reconnait un débours :

• Aux factures qui sont rédigées au nom du client,
• A un mandat du client qui demande d’engager ces dépenses pour son compte.

II. Comment se faire rembourser un débours ?

Par une note de débours qui respecte les conditions suivantes :

• Le libéral donne les originaux des factures à son client et ne garde que des copies,
• Le remboursement se fait au centime près,
• La TVA n’est pas applicable.

III. Comment traite-t-on les débours en comptabilité ?

Par un compte de passage : la TVA n’est pas récupérable, la somme TTC est indiquée en dépense et en recette dans le même poste comptable qui doit apparaitre sur la liasse fiscale (ligne AB)

IV. Qu’est-ce qu’une note de frais ?

Ce sont des frais engagés par le libéral que le client accepte de rembourser. On reconnait une note de frais aux factures au nom du libéral.

V. Comment se faire rembourser une note de frais ?

C’est simple, par une note de frais qui est une « facture » et qui respecte les conditions suivantes :

• Les originaux restent chez le libéral mais le client peut avoir des copies,
• Il est possible de refacturer des frais en gardant une marge,
• La TVA à 20 % est toujours applicable même si la dépense d’origine n’était pas soumise (frais de poste par ex).

VI. Comment traite-t-on la note de frais en comptabilité ?

Elle fait partie intégrante de votre chiffre d’affaire pour les recettes et les dépenses sont affectées à chaque poste comptable concerné en récupérant la TVA

V. En conclusion

Il est plus facile et moins risqué fiscalement de traiter les frais en note de frais qu’en débours. L’administration est intransigeante sur la forme. Un redressement récent vient confirmer le côté « sournois » du débours. Une entreprise de marketing direct refacturait l’affranchissement sous forme de débours à ses clients (pratique très courante chez les marketeurs). Néanmoins, la poste rétrocédant 1% du cout de l’affranchissement à l’entreprise, cette dernière ne répercutait pas la remise à son client. L’administration a jugé qu’il s’agissait donc d’une marge et qu’il y avait lieu d’appliquer la TVA sur les refacturations… 180000 euros de redressement !
Un dernier point : n’obtempérez pas aux demandes des comptables de certaines entreprises qui sur des notes de frais vous réclament des originaux. Les originaux sont vos pièces comptables, pas les leurs. Des copies leur suffisent. Généralement cette attitude est dictée par la confusion avec les notes de frais des salariés qui eux, doivent donner les orignaux à leur entreprise.
Si vous avez des doutes, n’oubliez pas de poser la question à votre expert-comptable. Il est confronté à ce problème régulièrement et saura vous orienter vers le meilleurs choix.

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