La gestion de la billetterie dans le spectacle vivant (1ére partie)

I. L’émission et la conservation de la billetterie

1°) Principe de base en matière de billetterie de spectacles

C’est principalement le code général des impôts qui fixe les règles applicables à la billetterie des spectacles. Il pose le principe suivant : tout spectateur qui se présente dans un établissement de spectacle comportant un prix d’entrée, doit être porteur d’un billet, délivré avant l’entrée dans cet établissement ou, à défaut de remise d’un billet, toute information s’y rapportant doit être enregistrée et conservée dans un système informatisé avant l’accès au lieu du spectacle. Par ailleurs, le billet est obligatoire lorsque le spectacle est payant. Ce n’est donc que pour les spectacles entièrement gratuits qu’un billet ne sera pas nécessaire. Pour les invitations distribuées pour un spectacle payant, un billet devra être délivré au spectateur invité et la mention de gratuité devra apparaître sur le billet. 2°) Caractéristiques du billet de spectacle > La billetterie matérielle Pour ce type de billetterie. L’entrée est authentifiée par un support matériel. Ce support résulte : – D’une billetterie manuelle (carnet à souches), Le billet est pré-imprimé avant sa mise en vente. Il est composé d’une souche conservée par l’exploitant, d’une partie qui reste entre les mains du spectateur et d’un coupon de contrôle qui doit être retenu lors du contrôle effectué avant l’accès au lieu du spectacle. Chaque billet se distingue par une numérotation et un numéro de place. – D’un système de billetterie informatisé, Le billet est imprimé lors de la vente au spectateur à partir d’un logiciel dont sont équipés les points de vente. Le billet est composé de la partie qui reste entre les mains du spectateur et éventuellement, d’un coupon de contrôle qui peut être retenu lors du contrôle effectué avant l’accès au lieu du spectacle. La souche est remplacée par l’enregistrement des informations relatives à l’entrée. > La billetterie dématérialisée La caractéristique technique principale de la billetterie dématérialisée est que l’entrée est enregistrée dans une base de données. C’est une preuve d’achat qui peut être représentée sous la forme :

• d’un code-barres sur tout support,
• d’un billet que le spectateur peut imprimer lui-même sur support papier lors de son achat sur Internet.

L’exploitant ou l’organisateur doit équiper au préalable les entrées du lieu du spectacle d’un système informatique de contrôle de ces titres d’accès. Chaque billet immatériel émis s’accompagne de l’enregistrement et de la conservation dans le système informatique des informations relatives à ce droit d’entrée. Les mentions habituellement listées au verso des billets traditionnels font partie intégrante des conditions générales de vente de l’émetteur des billets. 3°) Mentions obligatoires Le responsable de la billetterie (producteur/diffuseur) doit veiller à ce que le billet comporte impérativement un certain nombre de mentions, en langage lisible ou codé. Pour la billetterie matérielle, ces mentions figurent au recto du billet sur chaque partie du billet. Pour la billetterie dématérialisée, elles sont obligatoirement conservées dans le système informatique. > Mentions obligatoires pour les billets issus d’une billetterie manuelle ou automatisée Chaque partie du billet ainsi que la souche doivent comporter les mêmes mentions qui sont les suivantes :

• le nom de l’exploitant,
• le nom du spectacle et, le cas échéant, le numéro (ou l’horaire) de la séance à laquelle il donne droit,
• le numéro d’ordre du billet, tiré d’une série ininterrompue,
• la catégorie de la place à laquelle le billet donne droit,
• le prix global payé par le spectateur ou, s’il y a lieu, la mention de la gratuité,
• le nom du fabricant ou de l’importateur si I’exploitant a eu recours à des carnets ou à des fonds de billets pré-imprimés,
• en cas de prévente, l’identification de la séance pour laquelle est valable ainsi que celle de la date et du lieu de vente,
• le numéro fiscal de l’imprimeur. Il s’agit d’un numéro pré-imprimé sur le fond de billet ou sur le billet. Ce numéro d’ordre, peut figurer au verso,
• le nom de l’imprimeur, ou de l’importateur en cas de billets ou de fonds de billets imprimés à l’étranger (le producteur/diffuseur est considéré comme l’importateur dès lors qu’il achète ses billets directement à l’étranger.

On recommande en outre :

• l’adresse de l’imprimeur, ou de l’importateur en cas de billets/fonds de billets imprimés à l’étranger,
• le nom de l’artiste.

> Mentions obligatoires pour les billets dématérialisés issus d’un système informatisé Chaque billet doit comporter les mentions suivantes de façon apparente ou sous forme d’informations codées :

• L’identification de l’exploitant,
• Le nom du spectacle et, le cas échéant, le numéro de la séance à laquelle il donne droit,
• La catégorie de places à laquelle il donne droit,
• Le prix global payé par le spectateur ou la mention de gratuité,
• Le numéro d’opération attribué par le système de billetterie,
• En cas de prévente, l’identification de la séance pour laquelle il est valable ainsi que celle de la date et du lieu de vente.

Pour la billetterie informatisée et dématérialisée certaines mentions sont obligatoires :

• le numéro fiscal de l’éditeur c’est-à-dire le numéro d’opération (peut aussi correspondre au numéro de commande),
• en cas de prévente, la date et lieu de l’édition du billet.

On recommande en outre :

• l’heure de l’édition du billet en cas de prévente,
• le nom du logiciel de billetterie et nom de la société éditrice (ces mentions pourront figurer au verso du billet).

4°) Mentions facultatives

Les mentions facultatives sont apposées au dos du billet en cas de billetterie matérielle. Pour la billetterie dématérialisée, elles sont portées à la connaissance du spectateur par tout moyen avant la confirmation de l’achat du billet. Ces mentions facultatives visent essentiellement le fonctionnement du spectacle et les instructions à respecter par le spectateur, interdiction de revente du billet, informations liées à la sécurité et au tabagisme, conditions de sortie au cours de la représentation, interdiction d’enregistrements et de photographies, éventuelles captations, conditions de remboursement du billet en cas d’annulation, éventuelles alertes pour les enfants de moins de 16 ans. Etc. Ces mentions sont importantes car, d’un point de vue juridique le billet constitue un contrat donné entre le spectateur et le producteur ou diffuseur du spectacle. Par ce contrat, le producteur ou diffuseur du spectacle s’engage à présenter au spectateur un spectacle dans les conditions prévues sur le billet. Les mentions facultatives peuvent aussi permettre un meilleur contrôle des entrées et une meilleure information du public : nom ou numéro du spectateur, numéro de téléphone du lieu (qui permet au spectateur de recueillir des informations, signaler son handicap ou un retard éventuel), le site internet du producteur/diffuseur.