Entreprises de spectacles : Mettez de la 3D dans votre comptabilité

Qu’est ce que la comptabilité analytique ?

La comptabilité des entreprises obéit à des règles de base qui sont « débit/crédit », « recette/dépense ». Une fois la comptabilité saisie, les documents qui en émanent (bilan et compte de résultat) donnent un rendu vertical de la comptabilité : on part du chiffre d’affaires (les produits), puis des dépenses (les Charges) pour arriver aux bénéfices ou aux pertes, c’est le compte de résultat, on part des éléments les moins « liquides » (immobilisations, capital) pour arriver à la trésorerie, c’est le bilan qui est une image à un instant « T » de l’actif et du passif de la société.
Ces informations donnent une vision globale de l’entreprise. Aucun moyen de savoir si une activité est plus rentable qu’une autre. Tous les mouvements d’achats/ventes, de créances/dettes sont fondus par nature et non par projet.

Exemples :

• dans un Théâtre il y a souvent des productions, des co-productions et des locations de salles, le tout sur un ensemble de spectacles. Comment savoir si une des 3 activités est plus rentable que l’autre, comment faire (autrement que part des tableaux sur Excel) la répartition des résultats de coproduction… ?
• un tourneur qui a plusieurs artistes doit savoir à tout moment lesquels sont les plus rentables et la répartition en pourcentage de l’activité de chacun.

La comptabilité analytique permet grâce à des « clefs d’imputation » de faire une comptabilité « horizontale ». En effet, si sur chaque facture saisie nous indiquons qu’il s’agit de telle ou telle activité, l’informatique permet d’exploiter des « mini comptes » de résultats sur ces même activités. Ensuite tout est critère de sélection pour éditer les informations dont nous avons besoin.
C’est ainsi que nous pouvons :

• éditer un compte de production ou co-production sur un spectacle. Cela permet de faire le reversement de droits, l’arrêté de compte et le partage des résultats d’une co-production,
• nous pouvons sortir un compte de « frais fixes annuels » permettant de calculer le coût de revient pour déterminer le prix location d’une salle.

Comment met-on en place une comptabilité analytique ?

C’est relativement simple, il suffit de réfléchir à quel type d’information nous avons besoin et de rajouter sur chaque factures d’achats ou de vente, ledit code afin qu’il soit saisie en même
temps que la comptabilité classique. C’est l’informatique ensuite qui fait le reste ! Bien entendu il s’agit d’avoir une comptabilité tenue sur un logiciel de type Ciel ou EBP (parmi les plus connus et les moins coûteux du marché).
On retient en général des procédés « mnémotechniques » pour la création de la nomenclature analytique. C’est-à-dire qu’au simple coût d’oeil on peut comprendre à quoi cela correspond.

Exemples :

• FG : pour les frais généraux,
• LS01, LS02… LS99 pour les Locations de Salles, le numéro qui suit correspondant à chaque spectacle,
• P01, P02….P99 pour une Production, le numéro qui suit correspondant à chaque spectacle,
• CP01, CP02….CP99 pour une Co-Production, le numéro qui suit correspondant à chaque spectacle.

La section analytique comprenant son nom dans sa totalité, lorsqu’elle est crée, à l’impression, les codes deviennent d’une utilité secondaire et la lecture par les vrais titres, d’une simplicité exemplaire. Il s’agit également d’établir une nomenclature avec les codes analytiques et leur correspondance. Cette liste est à partager entre vous et votre Expert-Comptable.

Quels sont les documents qui peuvent être produits ?

• un compte de résultat analytique qui permettra d’étudier les différentes opérations réalisées et les opérations terminées qui nécessitent de faire des reversements (voir ci-dessus). A noter qu’en cas d’Audit des comptes par l’autre coproducteur, ce dernier n’a dans ce cas pas à regarder votre comptabilité dans son ensemble mais seulement la section analytique qui le concerne,
• des balances analytiques regroupées par thème (CP, LS ou P) ce qui permet d’orienter l’évolution de l’activité de l’entreprise (faut-il accentuer la co-production ou non ?),
• des tableaux de bords (par extraction et tri des données sur Excel).

Qu’est ce que le « cut off » ?

Il faut comprendre que la comptabilité, l’activité économique d’une entreprise et sa fiscalité sont des éléments totalement différents mais dépendants les uns des autres.

• la comptabilité ce sont des factures (ventes et achats) et des mouvements de trésorerie,
• l’activité économique c’est le fait de réaliser des spectacles ou des tournées. Bien entendu l’activité économique engendre de la comptabilité mais il y a des décalages dans le temps entre l’économique et le comptable. La fiscalité vient également s’en mêler,
• la fiscalité, en partie, retraite toute opération terminée à la clôture de l’exercice fiscal. Il s’agit donc de lier la comptabilité à l’économique en rattachant à chaque exercice les opérations terminées sur lesdits exercices. Dans notre jargon, nous appelons cela le « cut off ». Cela revient à traduire des comptes comptables en termes économiques en y impactant la fiscalité.

Vous avez certainement été questionné au moment du bilan par votre Expert Comptable afin de savoir :

• si des opérations terminées étaient bien facturées (sinon il s’agirait de provisionner des « factures à établir ou FAE »)
• si des dépenses engagées correspondent bien à des projets terminés (sinon il s’agirait de provisionner des « travaux en cours ou TEC » ou des « charges constatées d’avances ou CCA pour les frais généraux »)
• si des opérations engagées sur des opérations terminées ont bien fait l’objet d’une facturation du prestataire (sinon il s’agirait de provisionner des « factures non parvenues ou FNP »)
• si des factures établies correspondent des opérations non terminées (sinon il s’agirait de provisionner des « produits constatés d’avances ou PCA »)

Tous ces retraitements permettent de faire correspondre les charges et les produits et de les affecter en terme de marge sur l’exercice fiscal ou la prestation a eu lieu. Dans notre « jargon » encore une fois, cela s’appelle « donner une image sincère et fidèle » de l’entreprise.

Cela vous dépasse et a fait l’objet de nombreuses tracasseries car vous ne vous attendiez pas à ce genre de question ?

Maintenant grâce à l’analytique, chaque fois qu’une opération ne correspondra pas à la marge escomptée lors de l’établissement du bilan c’est qu’il y aura lieu de passer des écritures. La sortie du grand livre analytique au moment du bilan et son étude avec l’Expert Comptable permettra de solutionner l’ensemble des questions annuelles beaucoup plus facilement. Un conseil néanmoins : n’attendez pas le bilan pour contrôler et valider la comptabilité analytique, faites-le régulièrement ou après chaque grosse opération (une grosse tournée, la fin d’une saison…)

Exemples :

• la sortie analytique ne fait apparaître que des charges : il manque soit une vente (d’où une FAE) ou l’opération n’est pas terminée (d’où un TEC ou CCA)
• la sortie analytique fait apparaître une trop grosse marge : il manque peut être des factures (d’où une FNP) où il y a des erreurs d’imputation,
• la sortie analytique fait apparaître une vente mais pas de dépenses : il y a des erreurs d’imputation ou la facture a été faite avant l’opération (souvent dans le cas de demande ou d’octroie de subventions). Il faut donc extourner cette vente pour l’année suivante (d’où un PCA)

Voila, vous êtes maintenant un vrai gestionnaire, vous être entré dans la « 3D comptable » et vous parlerez désormais le même langage que votre Expert Comptable. Vous avez transformé votre comptabilité en un véritable service d’information.
Vous éviterez désormais de faire (comme c’est souvent le cas) de nombreux et compliqués tableaux sur Excel. L’analytique vous permet un gain de temps, une fiabilité dans l’information et l’optimisation en terme de rentabilité de vos activités.